1. Загальні положення та прийняття Умов
Ці Умови використання («Умови») регулюють доступ до програмної платформи HES SPACE та її використання, включно з вебсайтом, адміністративною панеллю, мобільним застосунком і пов'язаними сервісами, модулями та функціональністю (разом — «Платформа»).
HES Space — це SaaS-платформа, призначена для цифрового управління охороною праці, навчанням, сертифікацією, документацією, перевірками, аудитами, інцидентами, коригувальними діями та пов'язаними бізнес-процесами.
Створюючи обліковий запис, отримуючи доступ до Платформи або користуючись Сервісами, Користувач підтверджує, що він ознайомився з цими Умовами, зрозумів їх і погоджується їх дотримуватися.
Якщо особа приймає ці Умови від імені компанії, організації чи іншої юридичної особи, така особа запевняє, що має достатні повноваження для створення зобов'язань для цієї юридичної особи.
2. Визначення
«HES Space», «ми», «нас» і «наш» означають юридичну особу, яка володіє Платформою HES Space та/або керує нею.
«Клієнт» або «Компанія» означає організацію, яка купує, замовляє, отримує пробний доступ або іншим чином використовує HES Space для своєї внутрішньої господарської діяльності.
«Користувач» означає фізичну особу, яка має доступ до HES Space.
«Авторизований користувач» означає працівника, керівника, підрядника, консультанта або іншу фізичну особу, якій Клієнт дозволяє користуватися Платформою.
«Адміністратор компанії» означає Користувача, якому Клієнт надав адміністративні права в межах організації Клієнта.
«Дані Клієнта» означають дані, документи, записи, форми, фотографії, сертифікати, підписи, відео, коментарі та інші матеріали, завантажені, створені або збережені в HES Space Клієнтом чи його Користувачами.
«Сервіси» означають функціональність HES Space, що надається відповідно до застосовного тарифного плану, Форми замовлення або іншої комерційної угоди.
«Форма замовлення» означає документ замовлення, рахунок, комерційну пропозицію, договір підписки або інший документ, який визначає комерційні умови використання HES Space.
3. Права доступу та повноваження
Клієнт може надавати доступ до HES Space своїм Авторизованим користувачам відповідно до своєї внутрішньої організаційної структури та застосовної підписки.
Клієнт відповідає за визначення того, хто може мати доступ до Платформи, призначення відповідних ролей і прав доступу, скасування доступу, коли він більше не потрібен, а також за забезпечення того, щоб його Авторизовані користувачі користувалися Платформою відповідно до цих Умов.
HES Space може підтримувати ролі, зокрема Super Admin (суперадміністратор), Company Admin (адміністратор компанії), Head of Department (керівник відділу), Supervisor (супервайзер), HSE Department Employee (працівник відділу охорони праці), Employee (працівник), а також інші ролі, які можуть бути запроваджені або налаштовані в майбутньому.
Обсяг доступу може залежати від ролі, відділу, локації, прав доступу та налаштувань Клієнта.
4. Облікові записи та безпека
Користувачі зобов'язані надавати точну й актуальну інформацію, зберігати конфіденційність своїх облікових даних, утримуватися від передавання облікових записів іншим особам чи використання облікового запису іншого Користувача, а також негайно повідомляти про підозру несанкціонованого доступу.
Якщо Платформа підтримує біометричну автентифікацію, багатофакторну автентифікацію або інші функції безпеки, Користувачі не повинні намагатися обійти ці засоби контролю.
У межах, дозволених законодавством, Клієнт відповідає за дії, вчинені його Авторизованими користувачами.
5. Ліцензія та дозволене використання
За умови дотримання цих Умов HES Space надає Клієнту та його Авторизованим користувачам обмежене, невиключне, без права передання та відкличне право використовувати Платформу виключно для внутрішніх господарських цілей Клієнта.
Це право не передає Клієнту право власності на HES Space, її програмний код, дизайн, архітектуру чи інтелектуальну власність.
Доступ може залежати від кількості Користувачів, локацій, доступного обсягу сховища, підключених модулів, тарифного плану та інших параметрів, визначених у застосовній комерційній угоді.
6. Сервіси HES Space
Залежно від тарифного плану та етапу розвитку Платформи HES Space може включати управління працівниками, відділами та локаціями; Документи / Бібліотеку компанії; Документи локацій; Форми; Звітування про інциденти (Incident Reporting); Можливості з безпеки (Safety Opportunities); Звітування про потенційно небезпечні події (Near Miss Reporting); Перевірки (Inspections); Аудити (Audits); Щоденні оцінки небезпек (Daily Hazard Assessments); Інструктажі (Toolbox Talks); Спостереження (Observations); Коригувальні дії (Corrective Actions); Навчання; тести; Сертифікати; Матрицю навчання (Training Matrix); електронні підписи; сповіщення; дашборди; аналітику; генерацію PDF; мобільні застосунки та іншу пов'язану функціональність.
HES Space може періодично додавати, змінювати або вдосконалювати функціональність Платформи.
7. Дані Клієнта та відповідальність Клієнта
Дані Клієнта залишаються власністю Клієнта або відповідного правовласника.
Клієнт відповідає за точність, повноту, актуальність, законність, якість і достовірність даних, внесених до Платформи Клієнтом або його Авторизованими користувачами.
HES Space не зобов'язана вручну перевіряти достовірність кожного документа, сертифіката, звіту про інцидент, результату перевірки чи іншого запису.
Клієнт запевняє, що має необхідні права та законні підстави для завантаження та використання Даних Клієнта.
8. Відповідальність у сфері охорони праці
HES Space — це цифровий інструмент для організації, документування та управління процесами охорони праці.
HES Space не є роботодавцем, керівником робіт, генеральним підрядником, компетентною особою, органом сертифікації, юридичним радником, інженерним консультантом, медичним радником чи заміною професійних консультацій з охорони праці.
Використання Платформи не звільняє Клієнта, роботодавця, керівника, працівника чи будь-яку іншу відповідальну сторону від обов'язків, покладених застосовним законодавством.
Клієнт залишається відповідальним за визначення та дотримання правових і операційних вимог, застосовних до його діяльності.
9. Звітування про інциденти, перевірки та аудити
HES Space може використовуватися для документування Можливостей з безпеки, небезпек, потенційно небезпечних подій, випадків надання першої допомоги, випадків надання медичної допомоги, травм із втратою робочого часу, екологічних інцидентів, дорожньо-транспортних пригод, пошкодження майна та інших категорій.
Подання звіту про інцидент у HES Space саме по собі не означає, що всі передбачені законодавством обов'язки щодо звітування виконано. Клієнт відповідає за визначення того, чи потрібно повідомляти регулятора, орган соціального страхування від нещасних випадків, поліцію, пожежну службу, природоохоронний орган, страховика, замовника чи іншу сторону.
Результати перевірок або аудитів, включно з автоматично розрахованими оцінками, є внутрішніми управлінськими інструментами й не становлять автоматичної гарантії відповідності правовим чи регуляторним вимогам.
10. Навчання, сертифікати та компетентність
HES Space може дозволяти Клієнтам створювати навчальні програми, додавати навчальні відео, створювати тести, призначати навчання, встановлювати прохідні бали, генерувати сертифікати, зберігати зовнішні сертифікати, відстежувати терміни дії та використовувати Матрицю навчання.
Клієнт відповідає за визначення того, яке навчання є обов'язковим для кожного працівника.
Проходження курсу або видача сертифіката через HES Space не встановлює автоматично компетентності працівника, якщо застосовне законодавство, стандарт або процедура вимагають додаткової практичної оцінки, нагляду чи іншої перевірки.
Автоматичні нагадування про закінчення терміну дії сертифікатів є допоміжною адміністративною функцією й не повинні бути єдиним механізмом контролю відповідності Клієнта.
11. Документи та електронні підписи
HES Space може дозволяти Клієнтам створювати папки, завантажувати документи, призначати документи Користувачам, запитувати підтвердження ознайомлення чи електронні підписи, відстежувати статуси «Підписано / Очікує», зберігати підписані записи та генерувати PDF-копії.
Для забезпечення журналу аудиту Платформа може зберігати ідентифікатор Користувача, ім'я Користувача, підпис, дату, час, відповідну версію документа та відповідну технічну інформацію.
HES Space не запевняє, що електронний підпис у межах Платформи буде юридично достатнім для будь-якого типу документа в будь-якій юрисдикції. Клієнт відповідає за визначення того, чи є електронний підпис прийнятним для конкретного документа, а також за дотримання будь-яких спеціальних вимог застосовного законодавства.
12. Інтелектуальна власність
Усі права на HES Space, окрім Даних Клієнта, залишаються за HES Space або відповідними правовласниками.
Інтелектуальна власність HES Space може включати програмне забезпечення, вихідний код, архітектуру бекенду, API, бази даних, структуру системи, функціональність Builder, інтерфейси, UI/UX, робочі процеси, власні шаблони, логотипи, торговельні марки, документацію, ноу-хау, оновлення та вдосконалення.
Використання Платформи не надає Користувачеві прав власності на ці матеріали.
13. Агреговані та знеособлені дані
HES Space може створювати агреговані або знеособлені статистичні дані, отримані з використання Платформи, для аналізу продукту, вдосконалення функцій, бенчмаркінгу, аналізу тенденцій використання, планування нової функціональності та підвищення продуктивності й безпеки.
Такі дані не можуть використовуватися для ідентифікації конкретного працівника чи Клієнта.
Обробка персональних даних регулюється окремою Політикою конфіденційності.
14. Зворотний зв'язок
Якщо Клієнт або Користувач добровільно надає пропозиції, ідеї щодо продукту, запити на нові функції, рекомендації щодо робочих процесів, коментарі чи пропозиції з удосконалення, HES Space може використовувати й розвивати ці загальні ідеї для покращення Платформи без зобов'язання сплачувати компенсацію чи передавати право власності на створену в результаті функціональність.
Цей розділ не передає HES Space право власності на Дані Клієнта, конфіденційну ділову інформацію чи матеріали Клієнта.
15. Заборонене використання
Користувачам заборонено: намагатися отримати несанкціонований доступ; обходити рольові права доступу чи засоби безпеки; отримувати доступ до даних іншої компанії; передавати облікові записи неавторизованим особам; розповсюджувати шкідливе програмне забезпечення; навмисно перевантажувати Платформу; здійснювати зворотну розробку Платформи, за винятком випадків, прямо дозволених законом; копіювати HES Space з метою створення конкурентного продукту; незаконно збирати чи експортувати дані; використовувати HES Space для протиправної діяльності; порушувати права третіх осіб.
16. Сервіси третіх сторін
HES Space може використовувати сторонніх технологічних постачальників для хмарного хостингу, доставлення електронної пошти, push-сповіщень, автентифікації, платежів, аналітики, моніторингу, зберігання файлів та інтеграцій.
Такі сервіси можуть регулюватися їхніми власними умовами, політиками конфіденційності та обмеженнями обслуговування. HES Space не контролює безперебійну доступність кожного стороннього сервісу.
Якщо стороння інтеграція створює ризик для безпеки, конфіденційності чи операційної діяльності, HES Space може тимчасово обмежити або вимкнути таку інтеграцію.
17. Підписка, оплата та поновлення
Комерційні умови користування HES Space можуть визначатися Тарифним планом, Формою замовлення, Комерційною пропозицією, Рахунком, Договором про надання послуг або іншою письмовою угодою.
Такі документи можуть визначати вартість підписки, кількість Користувачів, модулі, обсяг сховища, строк підписки, поновлення, графік платежів і застосовні податки.
Якщо ці Умови суперечать Формі замовлення щодо комерційних умов, Форма замовлення має пріоритет у відповідній частині.
Несплата належних сум може призвести до тимчасового обмеження або призупинення доступу після відповідного повідомлення, якщо інше не передбачено угодою.
18. Доступність, технічне обслуговування та форс-мажор
HES Space прагне забезпечувати надійну доступність Платформи, але не гарантує безперебійної роботи в будь-який час.
Тимчасові перебої можуть виникати внаслідок планового чи аварійного технічного обслуговування, оновлень програмного забезпечення, збоїв інфраструктури, перебоїв у роботі сторонніх сервісів, кіберінцидентів, збоїв інтернету чи телекомунікацій, перебоїв електропостачання, дій органів влади, стихійних лих або інших обставин поза розумним контролем HES Space.
HES Space докладатиме розумних зусиль для відновлення роботи відповідних Сервісів у розумний строк.
19. Призупинення, припинення та експорт даних
HES Space може тимчасово призупинити доступ, якщо Клієнт істотно порушує ці Умови, існує реальний ризик для безпеки, використання загрожує стабільності Платформи, виявлено протиправну діяльність, наявна прострочена заборгованість або призупинення вимагається законом.
Із завершенням підписки припиняється право користування Платформою.
До припинення або протягом застосовного періоду після припинення Клієнт повинен мати можливість експортувати Дані Клієнта, якщо це підтримується Платформою або вимагається застосовною угодою.
Для експорту Даних Клієнта надається 30-денний період після припинення. Після завершення цього періоду Дані Клієнта можуть бути видалені відповідно до Політики конфіденційності, політики зберігання даних, застосовних угод і законодавства.
20. Відмова від гарантій
У максимальних межах, дозволених законодавством, HES Space надається на умовах «як є» та «як доступно».
HES Space не гарантує, що Платформа працюватиме повністю без помилок або буде безперервно доступною; що кожна функція відповідатиме вимогам кожної юрисдикції; що використання Платформи автоматично забезпечить відповідність регуляторним вимогам; що використання HES Space запобігне всім інцидентам на робочому місці; що всі Дані Клієнта будуть точними; що кожне автоматичне нагадування буде успішно доставлено.
21. Обмеження відповідальності та відшкодування
У максимальних межах, дозволених законодавством, HES Space не несе відповідальності за непрямі, спеціальні, випадкові чи опосередковані збитки, включно з упущеною вигодою, втратою ділових можливостей, гудвілу чи іншими непрямими економічними втратами, що виникають унаслідок використання чи неможливості використання Платформи.
Сукупна відповідальність HES Space не перевищує суми зборів, фактично сплачених або належних до сплати Клієнтом за HES Space протягом 12 місяців, що безпосередньо передували події, яка стала підставою для відповідальності.
У межах, дозволених законодавством, Клієнт відповідає за претензії третіх осіб, що виникають унаслідок протиправного використання Платформи, Даних Клієнта, порушення прав третіх осіб, істотного порушення цих Умов або дій Авторизованих користувачів, якщо претензія є наслідком дій чи бездіяльності Клієнта або його Авторизованих користувачів.
22. Конфіденційність
Обробка персональних даних HES Space регулюється окремою Політикою конфіденційності.
Політика конфіденційності описує категорії зібраної інформації, цілі обробки, розкриття постачальникам послуг чи іншим сторонам, практики зберігання даних, заходи безпеки, права Користувачів і використання постачальників послуг.
23. Загальні правові положення
Збереження чинності. Положення щодо інтелектуальної власності, права власності на Дані Клієнта, платіжних зобов'язань, конфіденційності, обмеження відповідальності, відшкодування, вирішення спорів і застосовного права зберігають чинність після припинення в обсязі, який вимагається їхньою природою.
Характер відносин. Ніщо в цих Умовах не створює трудових відносин, партнерства, спільного підприємства чи агентських відносин між HES Space та Клієнтом.
Відступлення прав. Клієнт не може відступати свої права за цими Умовами без попередньої письмової згоди HES Space, якщо інше не передбачено окремою угодою. HES Space може відступити ці Умови у зв'язку зі злиттям, поглинанням, реорганізацією чи продажем істотної частини свого бізнесу з урахуванням застосовного законодавства.
Автономність положень. Якщо будь-яке положення буде визнано недійсним або таким, що не підлягає виконанню, решта положень зберігають чинність.
Відмова від прав. Невикористання права не є відмовою від цього права в майбутньому.
Цілісність угоди. Ці Умови разом із Політикою конфіденційності, Формою замовлення, Договором підписки та іншими документами, прямо включеними до них, становлять договірну основу використання HES Space.
24. Зміни до цих Умов
HES Space може час від часу оновлювати ці Умови. Кожна версія повинна містити свій номер версії та дату набрання чинності.
Про істотні зміни HES Space може повідомляти Користувачів електронною поштою, сповіщенням у застосунку, через адміністративну панель або інший відповідний канал.
За потреби від Користувачів може вимагатися повторне прийняття оновлених Умов. Платформа може зберігати ідентифікатор Користувача, версію Умов, дату та час прийняття.
25. Застосовне право
Якщо Формою замовлення чи окремою письмовою угодою не передбачено інше, ці Умови регулюються законодавством провінції Онтаріо та застосовним федеральним законодавством Канади.
26. Контактна інформація
Питання щодо цих Умов можна надсилати на адресу:
HES Space
Електронна пошта (юридичні питання / підтримка): office@hes.group